Recentelijk werd ik geconfronteerd met een discussie over negatieve feedback – niet te verwarren met “kritiek”.
Over het doel van feedback werd geschreven “het middel om iemand in een andere (vermogende) stemming te brengen, bewust te maken van verbeteringen en het creëren van de bereidheid om die verbetering ook echt aan te brengen. … Maar hoe doe je dat dan met negatieve feedback? … Want als je iemand negatieve feedback geeft, dan komt dat voor uit iets heel anders dan de wil om een vermogende stemming te creëren.”
Zelf zie ik niet zo veel verschil tussen positieve en negatieve feedback als doel. In beide gevallen gaat het om iets dat de feedbackgever ziet als verbetering. Een dilemma dat speelt bij negatieve feedback is dat er vooral een storende emotie bestaat aan de kant van de gever. Meestal gaat het over iets dat jou stoort en dan is de vraag in hoeverre jij dat over je kant laat wilt laten gaan. Omdat emoties een rol spelen en de interactie tussen mensen plaats vindt is dat lastig. Degene die feedback geeft neemt altijd een risico. Immers, je weet nooit hoe het aankomt bij de ander. Echter, je doet dit wel om de ander de kans te geven om te corrigeren.
Er bestaan vele modellen om feedback te geven. De een is nog ingewikkelder en korter door de bocht dan de andere. En daar kan lang en breed over gesproken worden maar belangrijker is dat het vooral een kwestie is van doen en veel oefenen.
Mijns inziens gaat het er ten alle tijden om dat je de relatie met de ander goed wilt houden. En dat is altijd het startpunt in het geven van feedback. Wanneer je deze als eerste benoemd, dan volgt de rest van zelf. Wanneer je zorg hebt voor de relatie met de ander (ofwel zorgdraagt voor je eigen PR hierin) dan creëer je ruimte bij de ander om te kunnen luisteren. Dan ben je in no-time op meta-niveau en is het geven en ontvangen van feedback minder lastig.
Daarom volgt hier het model dat altijd werkt en niets te wensen overlaat aan de intenties van het geven van feedback:
Negatieve feeback geven
(gezien vanuit de gever):
- Zorg voor mijn eigen PR
- neem de ander apart als ik die negatieve feedback wil geven
- negatief/positief: ik wil iets zeggen dat negatief is, maar ik bedoelt het positief,
zodat de ander de kans heeft om te corrigeren
- zorg: bijv. “ik wil je dit zeggen om onze relatie te verbeteren” - Feiten
(zeg wat het met mij doet! “Wat het met mij doet, is …….”) Als ik daar duidelijk in ben, zien mensen al gauw wat er mis is, dat dat de bedoeling niet is en is men sneller geneigd te corrigeren.
“ik vind / ik voel ….” probeer zo veel mogelijk te vermijden!
- Suggesties: “Wat je zou kunnen doen is ……”
Geef ook suggesties voor als het niet lukt.
- Mijn commitment: aangeven wat ik zal doen.
En dan niet: “Als je het de volgende keer weer doet, dan ….” Niet dreigen!
Negatieve Feedback ontvangen
(gezien vanuit de ontvanger):
- Luisteren naar het verhaal tot aan het einde.
Luisteren of er feiten zitten in zijn/haar verhaal. - Vraag naar feiten:
- wanneer?
- waar?
- kun je een voorbeeld geven - Vraag naar suggesties:
- wat kan ik doen om het goed te maken
- wat kan ik doen om het te corrigeren
Þ betekent dat degene die NFB geeft weet dat hij gehoord wordt! NB. Overweeg wat je gaat doen (welke van de suggesties je gaat doen). - Zeg mijn commitment: creëer mijn samenwerking met de ander.
Als de gegeven suggesties voor mij niet haalbaar zijn, kom dan zelf met een commitment dat dicht bij een van die suggesties ligt!
Is het eenvoudig? Nee. Je kunt er zelf wel comfortabel in worden door jouw vorm daarvoor te vinden.
